第一章 總 則
第一條 為規(guī)范學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》《湖南省檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新中直接形成的對(duì)師生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的載體材料。
第三條檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校整體發(fā)展的一部分，校屬各單位及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)高度重視檔案工作，積極支持檔案工作。
第二章 管理體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置
第四條 學(xué)校設(shè)立檔案館，掛靠黨政辦，接受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)教育行政部門和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 根據(jù)上級(jí)關(guān)于檔案工作管理原則，學(xué)校成立由分管黨政辦的校領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，黨政辦主任任副組長(zhǎng)，檔案館館長(zhǎng)及各職能部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)工作辦公室，主任由檔案館館長(zhǎng)兼任。
第六條校檔案館（含校史展覽館）的基本職能：
（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作。
（二）制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行。
（三）負(fù)責(zé)接收各單位、各部門整理的檔案，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)，集中統(tǒng)一管理全校的各類檔案及有關(guān)重要資料。
（四）編制檢索工具，編研（出版）學(xué)校檔案史料，積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理工作服務(wù)。
（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，完善檔案館網(wǎng)站，加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，拓寬安全網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道。
（六）開展學(xué)校兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提供對(duì)全校檔案工作的業(yè)務(wù)咨詢和服務(wù)指導(dǎo)。
（七）開展檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。
（八）利用檔案館和校史展覽館開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。
（九）負(fù)責(zé)校史展覽館的布展維護(hù)、參觀接待與相關(guān)服務(wù)工作。
（十）按照檔案館的職責(zé)范圍，館長(zhǎng)主持檔案館的全面工作。
第七條學(xué)校各單位、各部門明確本單位檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)配備兼職檔案員，分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員應(yīng)在崗位職責(zé)中明確其檔案工作任務(wù)。
（一）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：
1.貫徹執(zhí)行上級(jí)和學(xué)校檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位的檔案工作規(guī)章制度。
2.將檔案工作納入本單位整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)同本單位其他工作同步發(fā)展。
3.確定本單位兼職檔案員，落實(shí)檔案經(jīng)費(fèi)。
4.研究本單位檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問題。
（二）兼職檔案員職責(zé)：
1.做好平時(shí)立卷工作，根據(jù)本單位文件材料形成的特點(diǎn)和歸檔范圍，按檔案館所給的目錄號(hào)進(jìn)行編目，合理分類存放，便于歸檔和利用。
2.負(fù)責(zé)本單位文件材料的收集、保管、立卷、歸檔等工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量符合要求，并做好本單位檔案的安全和保密工作。
3.主動(dòng)接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案館移交檔案。
4.努力鉆研業(yè)務(wù)，積極參加檔案館組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和有關(guān)活動(dòng)，不斷提高檔案工作水平。
第三章 檔案管理
第八條學(xué)校應(yīng)對(duì)紙質(zhì)和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔按照《湖南人文科技學(xué)院檔案分類方案》進(jìn)行。
第九條 學(xué)校檔案館實(shí)行材料形成部門和課題組立卷的歸檔制度，未按規(guī)定進(jìn)行檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的科研課題和基本建設(shè)項(xiàng)目，不得鑒定、結(jié)題與竣工驗(yàn)收。
各單位、各部門要按照學(xué)校各類檔案管理實(shí)施細(xì)節(jié)要求，組織本單位、本部門的教學(xué)、科研和管理人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人員按第十一條和第十二條的歸檔要求和時(shí)間對(duì)紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行組卷、編目，交本單位兼職檔案館員檢查合格后移交檔案館。同時(shí)，檔案館也要及時(shí)協(xié)助配合做好上述工作。
第十條應(yīng)歸檔的文件、材料，應(yīng)做到完善、整齊，符合歸檔要求。
第十一條歸檔要求
（一）案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。
（二）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
（三）歸檔的文件材料必須為原件（稿），載體和書寫材料均須質(zhì)材優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰、規(guī)格統(tǒng)一、簽章完備，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
（四）歸檔前，必須對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行必要的修整，對(duì)已破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊、褪變的文件材料進(jìn)行復(fù)制。
（五）聲像材料應(yīng)有文字標(biāo)出攝錄對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者；聲像制作材料和聲像制品的檔號(hào)要與文件材料的檔號(hào)互相照應(yīng)記下參見號(hào)，并將制作過(guò)程中的制作工具移交檔案館。
（六）在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正稿與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件、多種文字形成的同一文件，分別歸入一起，不得分開；文、電應(yīng)統(tǒng)一歸檔。不得出現(xiàn)上級(jí)針對(duì)性文件與我校文件截然分開立卷的現(xiàn)象。
（七）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正稿在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)進(jìn)行排列。
（八）文件材料的歸檔按年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限進(jìn)行，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，入請(qǐng)示年度；跨年度的規(guī)劃入針對(duì)的第一年度；跨年度的總結(jié)入針對(duì)的最后年度；跨年度的會(huì)議文件入會(huì)議開幕年度。
（九）各單位、各部門承擔(dān)歸檔文件整理工作的人員應(yīng)制定歸檔文件排列順序表，不同年度的文件，在歸檔排列順序時(shí)，每年應(yīng)保持前后一致。同一保管期限內(nèi)的歸檔文件，按事由、結(jié)合時(shí)間和重要程度等要素排列，并每年保持其連續(xù)性。
（十）各類檔案材料的整理方法按學(xué)校統(tǒng)一要求進(jìn)行，各部門不得自行其是。
（十一）電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)執(zhí)行。
第十二條歸檔時(shí)間
（一）各歸檔單位每年形成的綜合性文件材料，應(yīng)在次年4月30日前將上一年度形成的文件材料歸檔。
（二）學(xué)生檔案材料須在畢業(yè)年度的6月20日前歸檔。
（三）基建、科研課題應(yīng)在項(xiàng)目完成后1個(gè)月內(nèi)歸檔。
（四）畢業(yè)生集體照片應(yīng)在學(xué)生離校后1個(gè)月內(nèi)歸檔。
第四章 檔案保管
第十三條 檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)地，學(xué)校堅(jiān)持嚴(yán)格的管理措施，不斷改善檔案保護(hù)條件，及時(shí)添置必要的管理設(shè)施，杜絕一切不利檔案保存的因素發(fā)生，以確保檔案的完整和安全。
第十四條 檔案工作人員擔(dān)負(fù)著保管檔案的重要職責(zé)，應(yīng)確保庫(kù)房整潔干凈，定期清點(diǎn)庫(kù)存檔案，對(duì)已褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制，盡量延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
第十五條學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，征得上級(jí)有關(guān)部門同意后，造具清冊(cè)，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門批準(zhǔn)，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。
第十六條從事專（兼）職的檔案工作人員，如因工作變動(dòng)，離開檔案工作崗位時(shí)，務(wù)必做好檔案的移交工作，移交檔案必須有監(jiān)交人。
第五章 檔案利用與公布
第十七條學(xué)校檔案館應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何單位和個(gè)人都無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案，下例情形的檔案不對(duì)外公布：
（一）涉及國(guó)家秘密的。
（二）涉及專利或技術(shù)秘密的。
（三）個(gè)人隱私的。
（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第十八條 凡持有合法證明的單位或持有合法身份證明的個(gè)人，在說(shuō)明利用檔案目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可利用已公布的檔案。境外組織或個(gè)人利用檔案的按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
第十九條查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案和外借檔案應(yīng)遵守以下規(guī)定：
（一）學(xué)校各部門因工作需要查閱校務(wù)會(huì)、黨委會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)等重要會(huì)議記錄，須經(jīng)學(xué)校校長(zhǎng)、書記、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（二）涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)形成單位或本人同意，必要時(shí)報(bào)校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。
（三）利用者查閱檔案一般僅限在閱檔室。檔案原則上不外借，因特殊情況確需外借者，一般檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。
（四）對(duì)具有保密要求的電子檔案，在網(wǎng)上利用時(shí)，應(yīng)采取身份認(rèn)定和權(quán)限控制等保密措施。
（五）外出、調(diào)離、離退休人員，必須在離崗前歸還所有檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。
（六）外借檔案期限一般不超過(guò)二周，到期后仍需利用的，應(yīng)向檔案部門說(shuō)明情況，重新辦理借閱手續(xù)。退還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、缺件等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。
第二十條學(xué)校檔案館應(yīng)采取多種形式積極開展檔案宣傳，如舉辦檔案展覽，建設(shè)檔案館網(wǎng)站等。
第六章 考核與獎(jiǎng)懲
第二十一條學(xué)校建立檔案工作檢查、考核和評(píng)估制度，定期對(duì)全校檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)與驗(yàn)收，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。
第二十二條建立健全檔案工作年度考核制度，并納入單位年終考核范圍，考核單位以立卷部門為對(duì)象，對(duì)檔案工作不合格的單位在年度考核檔案分中予以扣分處理。
第二十三條學(xué)校對(duì)檔案工作做出下例貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
（一）檔案收集、整理、保護(hù)、利用做出顯著成績(jī)的。
（二）在檔案研究和檔案史料研究中做出顯著貢獻(xiàn)的。
（三）將重要或珍貴的檔案捐贈(zèng)給檔案館的。
（四）同違反檔案法律法規(guī)行為做斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。
第二十四條有下例行為之一的，學(xué)校應(yīng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，構(gòu)成犯罪的由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或擅自銷毀檔案的。（二）不按規(guī)定歸檔、拒絕歸檔或?qū)n案據(jù)為己有的。
（三）涂改、偽造檔案的。
（四）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布、出賣、贈(zèng)送、交換檔案的。
（五）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章 附則
第二十五條本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第二十六條本辦法自發(fā)文之日起施行，原《湖南人文科技學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》（院通〔2009〕48號(hào)）同時(shí)廢止。
