湖南人文科技學(xué)院檔案分類
為了加強和促進我校檔案工作的科學(xué)管理，實現(xiàn)我校檔案分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實體分類法》，結(jié)合我校實際情況制定本方案。
一、編制說明
1、本辦法規(guī)定了我校分類原則、分類方法、類目設(shè)置及標(biāo)識等。
2、制定《分類方案》的原則
此《分類方案》以全校檔案為對象，遵循檔案的形成規(guī)律，結(jié)合檔案內(nèi)容，保持檔案的有機聯(lián)系，利于組織檔案館藏，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
3、類目設(shè)置與標(biāo)識
根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，我校確定13個一級類目，其名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容如下：
標(biāo)識 |
名稱 |
主要內(nèi)容 |
DQ |
黨 群 |
黨務(wù)、群、團部門形成的文件材料 |
XZ |
行 政 |
各行政職能部門形成的文件材料（不含教學(xué)、科研、產(chǎn)品開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財會類） |
WS |
外 事 |
外事工作管理和外事活動中形成的文件材料 |
JX |
教 學(xué) |
教學(xué)管理、學(xué)籍、就業(yè)指導(dǎo)等方面的文件材料 |
CB |
出 版 |
出版工作管理和出版活動過程中形成的所有文件材料 |
KY |
科學(xué)研究 |
科學(xué)研究和科研實踐工作中形成的文件材料 |
JJ |
基 建 |
包括基建管理和基建項目建設(shè)中形成的所有文件材料 |
SB |
設(shè) 備 |
包括儀器設(shè)備購置、管理、調(diào)試、維修、報廢各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料 |
CP |
產(chǎn)品生產(chǎn) 與科技開發(fā) |
產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理過程中形成的文件材料 |
CK |
財 會 |
財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料 |
SX |
聲 像 |
各項工作中產(chǎn)生的照片、錄音帶、錄相帶、磁盤、光盤 |
SW |
實 物 |
各項工作中產(chǎn)生的獎證、獎杯、獎旗及獎牌及廢棄的公章等 |
XS |
學(xué) 生 |
學(xué)生在高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育中所形成的文件材料。 |
4、二級類目的設(shè)置與標(biāo)識
二級類目的標(biāo)識在一級類目后加數(shù)字，數(shù)字采用雙位制，如：黨群類中的“黨委會議記錄材料”標(biāo)識為DQ11，本類目中的其它文件材料依次按DQ12、DQ13……排列（見附件5）。帶“0”的數(shù)字不用。如“10、20、30”等。根據(jù)我校目前文件材料的來源情況，學(xué)生類暫不設(shè)置二級類目，所有類目均不設(shè)置三級類目。
二、湖南人文科技學(xué)院分類主表
類別 |
一級類目 |
二級類目 |
形成部門 |
黨群 |
DQ |
DQ11 |
黨政辦 |
DQ12 |
紀(jì)檢、監(jiān)察處 |
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DQ13 |
組織部 |
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DQ14 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部 |
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DQ15 |
工會 |
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DQ16 |
團委 |
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DQ17 |
學(xué)生工作部（處） |
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行政 |
XZ |
XZ11 |
黨政辦、督查處 |
XZ12 |
人事處 |
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XZ13 |
審計處 |
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XZ14 |
武裝、保衛(wèi)處 |
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XZ15 |
后勤基建處 |
||
XZ16 |
檔案館、圖書館 |
||
XZ18 |
離退休辦公室 |
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XZ19 |
國資處 |
||
XZ21 |
校友辦 |
||
XZ22 |
信息中心 |
||
外事 |
WS |
WS11 |
國際合作交流中心 |
WS12 |
國際合作交流中心 |
||
WS13 |
國際合作交流中心 |
||
WS14 |
國際合作交流中心 |
||
WS15 |
國際合作交流中心 |
||
教學(xué) |
JX |
JX11 |
教務(wù)處、質(zhì)量監(jiān)控與發(fā)展規(guī)劃、研究生教育教學(xué)部、 繼續(xù)教育學(xué)院 |
JX12 |
教務(wù)處、各二級學(xué)院 |
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JX13 |
教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、、繼續(xù)教育學(xué)院 |
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JX14 |
學(xué)生工作處、教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、繼續(xù)教育學(xué)院 |
||
JX15 |
教務(wù)處 |
||
JX16 |
教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、各二級學(xué)院 |
||
JX17 |
科研處、教務(wù)處、各二級學(xué)院 |
||
JX18 |
繼續(xù)教育學(xué)院 |
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出版 |
CB |
CB11 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、編輯部 |
CB12 |
編輯部 |
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CB13 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部 |
||
科研 |
KY |
KY11 |
科研處、教務(wù)處、校地校企合作處 |
KY12 |
科研處、教務(wù)處、校地校企合作處 |
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基建 |
JJ |
JJ11 |
后勤基建處、審計處 |
JJ12 |
后勤基建處、審計處 |
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設(shè)備 |
SB |
SB11 |
國資處、教務(wù)處、各二級學(xué)院 |
SB12 |
國資處、教務(wù)處、各二級學(xué)院 |
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產(chǎn)品 |
CP |
CP11 |
科研處、校地校企合作處 |
CP12 |
科研處、校地校企合作處 |
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財會 |
CK |
CK11 |
財務(wù)處 |
CK12 |
財務(wù)處 |
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聲像 |
SX |
SX12 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、各二級學(xué)院 |
SX14 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、團委 |
||
SX19 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、教務(wù)處 |
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實物 |
SW |
SW11 |
各單位、各部門 |
SW12 |
各單位、各部門 |
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SW13 |
各單位、各部門 |
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SW14 |
各單位、各部門 |
||
SW15 |
各單位、各部門 |