湖南人文科技學(xué)院檔案分類
為了加強(qiáng)和促進(jìn)我校檔案工作的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)我校檔案分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，結(jié)合我校實(shí)際情況制定本方案。
一、編制說明
1、本辦法規(guī)定了我校分類原則、分類方法、類目設(shè)置及標(biāo)識(shí)等。
2、制定《分類方案》的原則
此《分類方案》以全校檔案為對(duì)象，遵循檔案的形成規(guī)律，結(jié)合檔案內(nèi)容，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，利于組織檔案館藏，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。
3、類目設(shè)置與標(biāo)識(shí)
根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，我校確定13個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：
標(biāo)識(shí) |
名稱 |
主要內(nèi)容 |
DQ |
黨 群 |
黨務(wù)、群、團(tuán)部門形成的文件材料 |
XZ |
行 政 |
各行政職能部門形成的文件材料（不含教學(xué)、科研、產(chǎn)品開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)類） |
WS |
外 事 |
外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料 |
JX |
教 學(xué) |
教學(xué)管理、學(xué)籍、就業(yè)指導(dǎo)等方面的文件材料 |
CB |
出 版 |
出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的所有文件材料 |
KY |
科學(xué)研究 |
科學(xué)研究和科研實(shí)踐工作中形成的文件材料 |
JJ |
基 建 |
包括基建管理和基建項(xiàng)目建設(shè)中形成的所有文件材料 |
SB |
設(shè) 備 |
包括儀器設(shè)備購(gòu)置、管理、調(diào)試、維修、報(bào)廢各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料 |
CP |
產(chǎn)品生產(chǎn) 與科技開發(fā) |
產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理過程中形成的文件材料 |
CK |
財(cái) 會(huì) |
財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料 |
SX |
聲 像 |
各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的照片、錄音帶、錄相帶、磁盤、光盤 |
SW |
實(shí) 物 |
各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗及獎(jiǎng)牌及廢棄的公章等 |
XS |
學(xué) 生 |
學(xué)生在高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育中所形成的文件材料。 |
4、二級(jí)類目的設(shè)置與標(biāo)識(shí)
二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)在一級(jí)類目后加數(shù)字，數(shù)字采用雙位制，如：黨群類中的“黨委會(huì)議記錄材料”標(biāo)識(shí)為DQ11，本類目中的其它文件材料依次按DQ12、DQ13……排列（見附件5）。帶“0”的數(shù)字不用。如“10、20、30”等。根據(jù)我校目前文件材料的來(lái)源情況，學(xué)生類暫不設(shè)置二級(jí)類目，所有類目均不設(shè)置三級(jí)類目。
二、湖南人文科技學(xué)院分類主表
類別 |
一級(jí)類目 |
二級(jí)類目 |
形成部門 |
黨群 |
DQ |
DQ11 |
黨政辦 |
DQ12 |
紀(jì)檢、監(jiān)察處 |
DQ13 |
組織部 |
DQ14 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部 |
DQ15 |
工會(huì) |
DQ16 |
團(tuán)委 |
DQ17 |
學(xué)生工作部（處） |
行政 |
XZ |
XZ11 |
黨政辦、督查處 |
XZ12 |
人事處 |
XZ13 |
審計(jì)處 |
XZ14 |
武裝、保衛(wèi)處 |
XZ15 |
后勤基建處 |
XZ16 |
檔案館、圖書館 |
XZ18 |
離退休辦公室 |
XZ19 |
國(guó)資處 |
XZ21 |
校友辦 |
XZ22 |
信息中心 |
外事 |
WS |
WS11 |
國(guó)際合作交流中心 |
WS12 |
國(guó)際合作交流中心 |
WS13 |
國(guó)際合作交流中心 |
WS14 |
國(guó)際合作交流中心 |
WS15 |
國(guó)際合作交流中心 |
教學(xué) |
JX |
JX11 |
教務(wù)處、質(zhì)量監(jiān)控與發(fā)展規(guī)劃、研究生教育教學(xué)部、 繼續(xù)教育學(xué)院 |
JX12 |
教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院 |
JX13 |
教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、、繼續(xù)教育學(xué)院 |
JX14 |
學(xué)生工作處、教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、繼續(xù)教育學(xué)院 |
JX15 |
教務(wù)處 |
JX16 |
教務(wù)處、研究生教育教學(xué)部、各二級(jí)學(xué)院 |
JX17 |
科研處、教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院 |
JX18 |
繼續(xù)教育學(xué)院 |
出版 |
CB |
CB11 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、編輯部 |
CB12 |
編輯部 |
CB13 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部 |
科研 |
KY |
KY11 |
科研處、教務(wù)處、校地校企合作處 |
KY12 |
科研處、教務(wù)處、校地校企合作處 |
基建 |
JJ |
JJ11 |
后勤基建處、審計(jì)處 |
JJ12 |
后勤基建處、審計(jì)處 |
設(shè)備 |
SB |
SB11 |
國(guó)資處、教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院 |
SB12 |
國(guó)資處、教務(wù)處、各二級(jí)學(xué)院 |
產(chǎn)品 |
CP |
CP11 |
科研處、校地校企合作處 |
CP12 |
科研處、校地校企合作處 |
財(cái)會(huì) |
CK |
CK11 |
財(cái)務(wù)處 |
CK12 |
財(cái)務(wù)處 |
聲像 |
SX |
SX12 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、各二級(jí)學(xué)院 |
SX14 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、團(tuán)委 |
SX19 |
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、教務(wù)處 |
實(shí)物 |
SW |
SW11 |
各單位、各部門 |
SW12 |
各單位、各部門 |
SW13 |
各單位、各部門 |
SW14 |
各單位、各部門 |
SW15 |
各單位、各部門 |
